PRIVACY STATEMENT
DN travel and Events
Reyndersstraat 2B – 2000 ANTWERPEN
Dn Travel and Events gebruikt deze verklaring en verwerkt ook uw gegevens:
Het aanspreekpunt voor al jouw vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij DN TRAVEL AND EVENTS is mevrouw DORINE NAEYE, telefonisch bereikbaar op het nummer 03/2311313 of via mail op info@dn-travel.be.
DN travel and events verwerkt in het kader van haar activiteiten persoonsgegevens van natuurlijke personen en dit kan gaan om natuurlijke personen die (een potentiële) klant zijn van reiskantoor DN travel and events, contactpersonen bij touroperators, hotelketens, luchtvaartmaatschappijen, personeelsleden enz.
DN travel and events hanteert een strikt privacybeleid in overeenstemming met de GDPR verordening.
Welke persoonsgevens verwerkt DN travel and events?
Wij verwerken de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van reis- of andere overeenkomsten die met DN travel and events worden gesloten en verwerkt ook die gegevens die nodig zijn opdat wij onze commerciële activiteiten te kunnen uitoefenen.
Het kan bv. gaan om je naam, voornaam en contactgegevens, maar ook om je taalkeuze, je ondernemings- of BTW-nummer, je bankrekeningnummer, kredietkaartnummer, paspoortgegevens, emailadres. Maar ook de communicatie die je met DN travel and events voert als huidige of potentiële klant. DN travel and events verwerkt weinig gevoelige persoonsgegevens in de zin van de GDPR.
Klanten zijn in het kader van reizen doorgaans verplicht om bepaalde (contact)gegevens aan DN travel and events mee te delen en daaronder kunnen dan wel bepaalde gevoelige gegevens zijn, zoals voor de reis relevante medische gegevens of speciale wensen (in verband met dieet, religie of beperkingen). De Klant zal voor deze strikt noodzakelijke verwerking dan haar uitdrukkelijke toestemming geven door aanvaarding van de algemene en bijzondere voorwaarden die van toepassing zijn op de reisovereenkomst. Andere persoonsgegevens zijn misschien niet verplicht maar als je die niet meedeelt, kan dit de uitvoering van je reisovereenkomst wel ernstig vertragen of schaden.
Wanneer er wordt ingeschreven op de nieuwsbrief, dan ontvangt de betrokken persoon op regelmatige tijdstippen een nieuwsbrief op het aangegeven emailadres. DN travel and events gebruikt dit emailadres enkel voor de diensten waarop er werd ingeschreven. Uiteraard kan er op eender welk ogenblik worden uitgeschreven via de link onderaan elke nieuwsbrief of door een vraag daartoe via email op het emailadres: info@dn-travel.be .
Juridische grondslag en doeleinden van de verwerking
De verwerking in het kader van voorgenomen of lopende overeenkomsten is meteen ook de belangrijkste juridische grondslag van de gegevensverwerking door DN travel and events. Indien nodig wordt jouw aanvullende, uitdrukkelijke en specifieke toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR gevraagd. Een gegeven toestemming kan in principe kosteloos en elektronisch weer worden ingetrokken, tenzij er natuurlijk een andere juridische grond voor de verwerking is.
In dit verband merkt DN travel and events natuurlijk wel op dat zij jouw gegevens ook kunnen verwerken vanuit een ‘gerechtvaardigd belang’ voor de verwerking. Zo kan DN travel and events je bv. inlichten over nieuwe, voor jou mogelijk interessante reizen of promoties indien je reeds lang bent ingeschreven op onze nieuwsbrief. DN travel and events zal dit, zoals in het verleden, natuurlijk steeds binnen redelijke grenzen doen en nooit op een agressieve of door jou niet-gewenste wijze.
Bron van de persoonsgegevens
DN travel and events verkrijgt de persoonsgegevens die ze verwerkt, in de eerste plaats van de betrokken natuurlijke personen zelf. Jouw verzekeringsbedrijf, hun tussenpersonen en medisch personeel kunnen ook informatie of gegevens over jou verstrekken vb. in een noodgeval of in het belang van andere klanten. We maken uiteraard nooit misbruik van deze gegevens en gebruiken ze alleen om jou beter te kunnen helpen.
Duurtijd van de verwerking
DN travel and Events houdt de persoonsgegevens die ze verwerkt, niet langer bij dan nodig voor de doeleinden van de verwerking.
In principe bewaren wij de persoonsgegevens niet langer dan 10 jaar te rekenen vanaf het einde van de (reis)overeenkomst die met DN travel and events werd gesloten dan wel vanaf het moment waarop de gegevens werden bekomen (dit rekening houdend met de verjaringstermijn van contractuele vorderingen). Indien noodzakelijk, vb. ingeval van een rechtsgeding, kan het zijn dat de persoonsgegevens natuurlijk langer bijgehouden moeten worden.
De persoonsgegevens van haar personeelsleden houden wij niet langer bij dan vijf jaar na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst, tenzij ingeval van een rechtsgeding in welk geval de gegevens kunnen worden verwerkt tot maximaal drie jaar na de definitieve afhandeling daarvan.
Eventuele gevoelige gegevens worden slechts bijgehouden voor de duur noodzakelijk voor de uitvoering van de reisovereenkomst tenzij ze op de ene of ander manier noodzakelijk bijgehouden moeten worden om te kunnen aantonen dat DN travel and events de reisovereenkomst correct heeft uitgevoerd.
DN travel and events houdt de persoonsgegevens die ze verwerken, maximaal up-to-date en wist of verbetert ze waar nodig.
Veiligheid van de persoonsgegevens
DN travel and events waarborgt de integriteit, de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens, zowel technisch als organisatorisch. Wij slaan belangrijke/gevoelige persoonsgegevens op eigen beveiligde servers of op beveiligde servers van derde partijen.
Verwerking door / doorgifte aan externe partners
DN travel and events verwerkt de persoonsgegevens in de eerste plaats zelf (zowel intern als extern voor informatie- en communicatiedoeleinden).Wij geven gegevens enkel door aan derden als dit noodzakelijk is om jouw reis te kunnen boeken of om de reis vlot te laten verlopen (zo moeten we bepaalde gegevens meedelen met de leveranciers van de reisarrangementen, zoals luchtvaartmaatschappijen, hotels en vervoerbedrijven). Alleen de strikt noodzakelijke gegevens worden natuurlijk meegedeeld. DN travel and events geeft persoonsgegevens ook nog door aan externe partners maar dit in de mate dat dit nodig is voor het vervullen van haar taak als koepelorganisatie.
De doorgifte van persoonsgegevens aan buitenlandse partijen ook buiten de EU (zoals hotelketens, luchtvaartmaatschappijen, handling agents en andere serviceverleners) is in het kader van de uitvoering van reisovereenkomsten absoluut noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met de klant en de klant geeft dan ook toestemming voor deze verwerking in de algemene of bijzondere voorwaarden van de reisovereenkomst. Ze is ook in het belang van de klanten.
Als DN travel and events persoonsgegevens doorgeeft aan iemand buiten de EU die niet op een lijst met ‘veilige landen’ (in het kader van de GDPR) staat, dan zal ze hiervoor in de mate van het mogelijk de passende veiligheidswaarborgen afdwingen.
Wij zien er maximaal op toe dat de externe partners die voor ons persoonsgegevens verwerken of die (mee) verantwoordelijk zijn voor de gegevensverwerking, de bepalingen van de GDPR naleven. Daartoe wordt er gestreefd om zoveel mogelijk ‘verwerkingsovereenkomsten’ af te sluiten met de belangrijkste partners.
Jouw rechten onder de GDPR
Wij waarborgen dat jij als betrokken natuurlijk persoon de rechten kan uitoefenen die de GDPR je verleent (informatie; inzage; kopie; verbetering; vergetelheid; beperking van en bezwaar tegen de verwerking; overdraagbaarheid van gegevens).
Je kan je rechten kosteloos en elektronisch uitoefenen via de contactinformatie vermeld vooraan deze verklaring. Alleen bij overmatig belastende verzoeken, kan DN travel and events je een administratieve kostenvergoeding aanrekenen.
Cookies
Wij maken voorlopig geen gebruik van cookies op onze websites en aangifteportalen. Een cookie is een eenvoudig klein bestand dat een website via de browser opslaat op uw harde schrijf. In een cookie zit informatie opgeslagen. De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kan je browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en andere websites, niet helemaal correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser. Met betrekking tot de gebruikte cookies verwijzen wij trouwens nog naar haar cookieverklaring.
Een klacht of vraag over jouw persoonsgegevens?
Jouw aanspreekpunt bij DN travel and events werd al meegedeeld. Heb je een klacht, dan kun je die ook indienen bij de toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit of GBA (www.privacycommission.be). Dat is de nieuwe naam voor de privacy commissie. Je kan ook steeds verhaal aantekenen bij de nationale rechtbanken.
Antwerpen, 5 mei 2018